Neste post, vamos relatar os achados e as construções dos participantes dos encontros da Jornada PQPS! no quarto encontro, o VSF4. Se você não acompanhou os outros posts, pode ler o relato do VSF 1 neste link, do VSF 2 neste link e do VSF 3 aqui.
No Vamos Ser Francos 4, o quarto encontro da Jornada PQPS!, entramos na etapa de Planejamento dos Projetos, seguindo a lógica do Ciclo de Vida de Projetos de Impacto Socioambientais, apresentado pela metodologia Project DPro.
O Planejamento dos Projetos
O momento de planejar o projeto é a hora de detalhar COMO as coisas serão feitas. Já foi detalhado o POR QUE de o projeto existir, O QUE será entregue e agora é hora de detalhar o COMO. Para isso são detalhados os planejamentos: do escopo, dos riscos, do MEAL. É detalhado o cronograma, orçamento das atividades, matriz de funções e responsabilidades. Também é feito o plano de comunicação, cadeia de suprimento, recursos humanos e – um ponto muito importante mas que às vezes esquecemos de planejar – o plano de transição, ou seja, o planejamento de como o projeto será finalizado e o que será feito para garantir a sustentabilidade do impacto.
Perguntas para entender o momento da aprovação de um projeto de impacto socioambiental
Sempre apresentamos perguntas instigantes para agitar os encontros e mudar a perspectiva sobre projetos dos participantes.
Desta vez, as perguntas que marcaram o encontro foram:
- Como foi quando você esteve num projeto que estava todo planejado direitinho e na hora de executar, teve que mudar tudo? (partimos do pressuposto que isso já aconteceu! risos =)
- Qual o custo de fazer mudanças no planejamento do projeto?
Também convidamos os participantes a conversarem sobre os desafios que enfrentam na etapa de planejamento e as boas práticas que podem compartilhar com os colegas.
Estas perguntas apoiam o conteúdo mais formal da discussão que em seguida foi apresentado.
Planejamento em ondas sucessivas
Uma grande dúvida dos gerentes de projeto é como planejar seus projetos em cenários onde a mudança é uma constante. Em um ano de pandemia aprendemos que nossos planos precisam ser revistos constantemente e, por isso, abordamos em nosso encontro o conceito de planejamento em etapas, ou planejamento em ondas sucessivas.
Esse modelo de planejamento significa que fazemos um planejamento das grandes entregas do projeto e suas etapas e, conforme o projeto avança, são feitos planos aprofundados e detalhados de cada etapa. Dessa forma, não preciso planejar hoje, em fevereiro, o que será feito exatamente na 2a semana de dezembro – até porque muita coisa pode mudar até lá! Sigo as etapas do planejamento, garanto que as portas de decisão de cada etapa sejam verificadas, e aprofundo o planejamento de atividades somente quando a nova etapa se aproxima.
Dessa forma, é possível ter um planejamento mais flexível e sensível às mudanças – e que permita que o projeto não gaste recursos desnecessários e não tenha custos tão altos com mudanças.
Casos emblemáticos para compreender o Planejamento em Ondas Sucessivas
Tivemos o privilégio de contar com os casos da Ecotece e da Barkus para refletirmos sobre como poderia ser feito um planejamento em ondas sucessivas.
A partir das entrevistas realizadas com a Lia da Ecotece e o Marden, da Barkus, identificamos possíveis etapas para o seu planejamento e como poderia ser feito o processo em ondas sucessivas.
- O caso da Ecotece ilustrou um planejamento de um projeto com um detalhado processo de produção, com etapas claras de desenho dos produtos, produção, controle de qualidade, etc.
- E o caso da Barkus demonstrou como mesmo o desenvolvimento de novos produtos também pode ser planejado utilizando as ondas sucessivas.
O que se discutiu no encontro sobre os comportamentos dos gestores de projetos durante a fase de planejamento
A reflexão do encontro passou pela capacidade do gestor de estar atento ao todo, ter uma visão holística, mas manter uma “distância saudável” da operação, para que consiga planejar as ações sem deixar de ver o todo e sem “ser consumido” pelos problemas do dia a dia.Também foi destacada a importância de criar uma cultura ágil, que será tema de nosso próximo VSF.
Considerações finais sobre o VSF4, sobre Planejamento em Ondas Sucessivas
Assim como nos VSFs anteriores, o que foi discutido neste encontro não encerra os questionamentos, as perguntas e as dúvidas sobre este tema. Os encontros Vamos Ser Francos ampliam a nossa compreensão e maturidade incentivando que ampliemos nossa sensibilidade e profissionalizemos nossa atuação.
Sempre postamos as principais conclusões dos VSFs no nosso blog. Se quiser ler todos os materiais que embasaram as conversas dos encontros Vamos Ser Francos, você pode acessar a curadoria da deste encontro da Jornada PQPS! gratuitamente na Aupa neste link.
