Proposta de projeto x planejamento: quais suas diferenças e o quê precisamos refletir em cada etapa
Entenda a diferença entre proposta de projeto e planejamento de projeto, e a importância de entendê-las como etapas distintas na captação e execução de recursos da organização
Dentro do contexto de projetos socioambientais uma ferramenta estratégica essencial para uma captação de recursos assertivas é a proposta de projeto, que contempla todas as informações do projeto que foram inicialmente negociadas e alinhadas com o investidor ou financiador. Mesmo com esse volume de informações, um projeto aprovado exige um momento dedicado para planejamento – indo muito além da proposta. Nesse artigo vamos te explicar as diferenças entre proposta de projeto e planejamento de projeto, e por quê é importante considerar essas etapas e documentações como distintas que são conectadas – e que precisam estar no seu cronograma.
Proposta e planejamento: cada um no seu lugar
Apesar de caminharem juntos dentro do ciclo de vida de um projeto, as diferenças entre proposta e o planejamento envolvem desde o momento em que são produzidas efetivamente, acontecendo em etapas distintas, a até mesmo as informações e elementos que precisam ser considerados. Porém, mesmo com essas diferenças ambas estão conectadas.
Uma proposta de projeto contém todas as informações necessárias para uma apresentação adequada da iniciativa. Normalmente as propostas de projeto são utilizadas para captação de recursos com investidores e financiadores, para que patrocinar e aportar recursos na realização do projeto. Com isso, propostas precisam considerar uma estrutura e linguagem mais “comercial” e profundamente conectadas aos interesses dos stakeholders, que inclusive podem estar mapeados na Matriz de Pressupostos da organização.
Nesse sentido, informações como: apresentação da organização, objetivo e escopo de realização do projeto, público-alvo e indicadores do ecossistema, metas de impacto, cronograma base para realização das atividades, e orçamento, devem estar presentes em uma proposta de projeto, sendo um documento fundamental para negociação e captação de recursos. São os termos, considerações e escopo negociadas nessa proposta que irão contemplar a entrega do projeto – e todas as etapas de alinhamento e acompanhamento com o investidor.
Já o planejamento do projeto se dá início com a aprovação da proposta. É por isso que ambos estão conectados, porém, acontecendo em momentos diferentes. Com o planejamento já consideramos que o projeto está aprovado, inclusive o orçamento, e nisso a equipe se debruça sobre o escopo e entregas negociadas, para um desenho de estratégia, cronograma e plano de ação mais detalhado do projeto – contemplando as etapas de ciclo de vida do projeto dentro da organização que já captou recurso para sua realização.
Ambas as etapas espelham o escopo e objetivo do projeto, porém, consideram adaptações. Por exemplo, em uma proposta é provável que o objetivo do projeto apresente algo mais incorporado ao setor de atuação de forma ampla, principalmente relacionado aos interesses da organização e também do investidor. Já no momento do planejamento, a equipe também considera a estratégia de sua organização, as necessidades fundamentais do público-alvo, ou outros detalhes que sejam mais visíveis quando pensamos nas atividades em campo.
Pontos de atenção entre proposta e planejamento
– Estabeleça um escopo sólido na proposta: isso irá orientar o planejamento subsequente, garantindo possibilidades de negociação e realinhamento com o financiador. Ao produzir uma proposta, organização deve conectar seus interesses ao dos possíveis investidores, porém, se concentrando no que é de fato estratégico e necessário, não criando “amarras” que tornem acompanhamento e execução do projeto sem margem para adaptação, ou pior ainda, prometendo entregas que sua equipe não tem como garantir. Captar recursos é importante, porém, escutar a equipe e entender a realidade e os desafios na execução do projeto, auxilia no desenvolvimento de propostas realistas e estratégicas.
– Momentos e timings de planejamento: planejar exige tempo. Por isso é importante considerar um momento adequado para planejamento, utilizando métodos e ferramentas que envolvam toda a equipe, para que possam explorar de forma mais aprofundada os elementos presentes na proposta que refletem na realização do projeto. É no planejamento que transformamos a visão inicial da proposta em tarefas e atividades tangíveis.
– Flexibilidade e adaptação: ao planejar o projeto garanta momentos de “reajuste de rota” e tenha em mente que vivemos em um mundo volátil. Ou seja, dificilmente um projeto irá acontecer exatamente como planejado do começo ao fim, por isso, é importante garantir abertura para identificar necessidades de mudança, e conseguir adaptar seu projeto de forma ágil. Nesse sentido, acessar a Metodologia Ágil para compor a gestão de seu projeto, pode ser uma estratégia poderosa.
– Comunicação e negociação com stakeholders: garantir flexibilidade para adaptações exige um alinhamento desde a proposta do projeto com os stakeholders, com a definição de fluxos de comunicação claros, que baseiam negociações mais detalhadas e orientam tomadas de decisão relacionados ao planejamento e execução do projeto. Garantir essa margem e fluxo leva a realização de um projeto não só mais assertivo, como também mais estratégico, alinhado aos interesses da organização, da equipe e do público beneficiário.
Alinhamentos conectados
Compreender as diferenças entre proposta e planejamento, entendendo que ambas evoluem ao longo do ciclo de vida do projeto, nos leva ao hábito de revisitar, ajustando a rota conforme novas informações e desafios surgem.
Ao compreender as diferenças entre proposta e planejamento, os gestores podem aprimorar suas estratégias de captação e execução de projetos, desde o estágio inicial até a entrega final. Cada componente desempenha um papel crucial, e a habilidade de conectá-los no momento certo pode ser a chave para um projeto de sucesso trazendo resultados de impacto.
