Neste post, convidamos você a conferir o conteúdo do sexto episódio da Websérie sobre Gestão de Projetos promovida pelo Instituto de Socioeconomia Solidária (Ises) em parceria com a Rede Tekoha. Aqui falaremos sobre a construção do cronograma de um projeto e de pegadinhas sobre esta etapa do planejamento. Vamos lá?
Vocês lembram do triângulo de gestão que guia todo o gerenciamento dos projetos, né?! Um dos três elementos dele é o tempo. No último vídeo falamos sobre o escopo e neste iremos falar sobre como gerenciar o elemento tempo e de como isso influencia na gestão de projetos.
Muitas organizações começam o desenho de seus projetos a partir do cronograma e essa é uma prática muito comum, mas também é uma prática que pode levar a falhas ao longo do projeto. No planejamento, o cronograma – por mais estranho que isso possa parecer – é uma das últimas ferramentas que vamos desenvolver.
Antes de desenhar o cronograma, a gente precisa ter clareza sobre o que vamos fazer, o que é necessário entregar, quais as atividades dependem da realização de outras e como as tarefas se inter relacionam e se interdependem. Vamos entender quais são os passos para chegar até ele?
O primeiro passo para desenhar o cronograma é a EAP. Nós já falamos dela em outro post, que você confere aqui. É na EAP que detalhamos todas as entregas do projeto, e por isso é tão importante que ela seja desenhada de forma detalhada. Ela vai ser a base para várias ferramentas que utilizamos no gerenciamento de projetos.
A partir da EAP, vamos para o passo seguinte, que é o sequenciamento das atividades. Para começar, a primeira sugestão que damos é pegar a EAP e virar ela. A partir das atividades detalhadas da EAP, podemos então começar a colocar em ordem definindo quais atividades da EAP acontecem antes e quais acontecem depois. Fazendo isso teremos um primeiro esboço do cronograma, isto é, da sequência em que as entregas precisam ser realizadas. Além disso, com essa virada, também conseguimos definir quais atividades podem acontecer em paralelo e entender as interdependências das atividades.
A ferramenta que utilizamos para fazer esse mapeamento se chama Diagrama de Rede. No Diagrama de Rede temos uma linha temporal onde distribuímos as atividades, colocando uma depois da outra, aquelas que acontecem em sequência, em paralelo e ao mesmo tempo. Definimos com setas a relação de interdependência entre elas. Vamos ver como ficaria um exemplo de Diagrama de Rede?
Lembram do projeto de saneamento do Rio Delta, que desenhamos a EAP no último post? Agora vamos desenvolver o Diagrama de Rede para uma das entregas do projeto: a construção das latrinas. Para isso, precisamos primeiro obter as especificações da engenharia, para cavar o poço e começar a construir as latrinas. Essas atividades podem acontecer em paralelo e não dependem uma da outra. Depois disso, precisamos recrutar e capacitar trabalhadores para esta atividade. Portanto, esta atividade vem depois e depende da atividade anterior, que é contratar as pessoas.
Depois da contratação, podemos começar a atividade de cavar os poços para fazer as latrinas. Para cavar os poços, porém precisamos da compra dos insumos para esta atividade, que só pode acontecer depois que a atividade obter especificações da engenharia for concluída. Portanto essas atividades têm dependência. Note que cavar os poços para as latrinas só pode começar quando eu já recrutei e capacitei os trabalhadores e comecei a comprar os insumos. Além disso, eu só poderei construir as latrinas se já construí e instalei as tampas.
Vocês notaram que ainda não chegamos no cronograma? Ainda temos algumas tarefas antes de chegar nele. Depois de desenhar o Diagrama de Rede, podemos partir para o terceiro passo: vamos estimar os recursos necessários para as atividades, e só depois disso vamos estimar a duração das atividades.
É muito importante que a estimativa de recursos seja feita antes da definição da duração, pois a definição depende do tipo e da quantidade de recursos disponíveis. Por exemplo: se cavamos os poços das latrinas usando uma pá, levaremos muito mais tempo do que usando uma escavadeira. Se por um lado a pá é mais barata, pelo outro a escavadeira é mais rápida.
Para estimar os recursos, é preciso observar as restrições do projeto. Geralmente essas restrições estão relacionadas a tempo, orçamento, regulamentações e políticas organizacionais, ou outros fatores como restrições ambientais e climáticas, de materiais, de logística e de recursos humanos. Depois de estimar os recursos, aí sim é que vamos conseguir definir o cronograma das atividades.
Aqui no nosso exemplo, temos a duração das atividades, e uma vez que temos essa informação podemos definir o caminho crítico do projeto, ou seja, o caminho “sem folgas”, aquele que responde a pergunta “qual é a sequência de atividades que não pode atrasar de jeito nenhum, que se atrasarem atrasam todo o resto do projeto?”. Por isso é importante saber qual é esse caminho crítico e dar muita atenção para estas atividades. Desta forma, iremos evitar atrasos no projeto como um todo.
Para encontrar o caminho crítico, deve-se encontrar a sequência e as atividades que dependem entre si e que levam mais tempo para serem realizadas. No nosso exemplo, o caminho crítico é esse aqui:
Ou seja, as atividades só podem acontecer uma depois da outra, pois existe dependência entre elas e caso uma atrase, o tempo total do Diagrama de Rede será aumentado, pois não tem folga nessa sequência. As atividades fora do caminho crítico tem alguma folga, e elas podem atrasar porque o caminho crítico está garantindo isso.
Depois disso, finalmente chegamos no desenvolvimento do cronograma. Todos os passos até agora serviram para ajudar a desenvolver o cronograma completo e agora a gente começa ele.
O cronograma, quando preenchido corretamente, gera o famoso Gráfico de Gantt, aquela ferramenta clássica que todo mundo conhece, baseada em uma lista de atividades que tem a distribuição no tempo e barras coloridas pintadas ao lado. Neste gráfico, podemos listar as atividades, o grau de importância e as interdependências entre elas. É possível também, ainda no Gráfico de Gantt, integrar a Matriz RACI, que diz quem é responsável por cada uma dessas atividades.
É importante lembrar que o cronograma é uma das ferramentas mais presentes no dia a dia do gerenciamento dos projetos, pois demanda acompanhamento constante para garantir que as atividades estão acontecendo no tempo certo. Como todas as outras atividades, também é uma ferramenta viva e que pode e deve ser alterada e revisada de acordo com o andamento do projeto.
Além do cronograma de atividades, é importante que o projeto tenha um cronograma de orçamento. Assim, o gerente consegue acompanhar quando acontecem as movimentações financeiras do projeto, buscando casar o gasto de recursos com a realização das atividades. Aqui no ISES, usamos a base orçamentária para provisionar os gastos e o controle financeiro e acompanhar o que foi executado.
Esperamos que este post tenha ajudado a explicar por quê o cronograma não é a primeira coisa no planejamento de um projeto. A gente se vê nos próximos posts!
