Neste post, convidamos você a conferir o conteúdo do sexto episódio da Websérie sobre Gestão de Projetos promovida pelo Instituto de Socioeconomia Solidária (Ises) em parceria com a Rede Tekoha. Neste vídeo vamos abordar mais uma ferramenta de planejamento, a EAP.

Uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de projetos é a EAP – Estrutura Analítica de Projetos ou em inglês a WPS – Work Breakdown Structure. Muito provavelmente você já construiu uma EAP, mesmo sem saber. A EAP é uma ferramenta para gestão do escopo do projeto. Mas o que é escopo?

Lembra do triângulo de gestão? Nele a gente tem três elementos: o escopo, o tempo e o custo. O escopo está relacionado a todas as entregas do projeto. E aqui é importante fazer uma diferenciação entre o escopo do produto e escopo do projeto. O escopo do produto é tudo que será entregue, aquilo que é tangível no projeto, o que vamos entregar para a comunidade, aos parceiros e partes interessadas. Já o escopo do projeto é todo o trabalho que a gente precisa fazer para entregar aquilo que a gente prometeu.

E onde a EAP se insere nisso? Ela é a ferramenta para gerenciar o escopo do projeto, ou seja, é a ferramenta que usamos para gerenciar todo o trabalho que será feito no projeto para garantir as entregas.

Vamos conhecer esta ferramenta?

Para iniciar o desenho da EAP, você vai precisar lembrar o objetivo central que seu projeto está procurando alcançar. A Árvore de Objetivos já te deu a estrutura básica pra sua EAP. Você já determinou qual a estrutura lógica que vai dar base pra construção e o impacto final do seu projeto que seu projeto vai gerar.

A EAP é uma ferramenta que vai detalhar os pacotes de trabalho que devem ser entregues no projeto, agrupando as entregas de maneira hierárquica, até chegar no nível de atividades a serem realizadas. A árvore de problemas deu origem a outra ferramenta, que é o Marco Lógico. A matriz do Marco Lógico também ajuda a organizar os meios da Árvore de Objetivos em atividades e resultados do projeto. Assim, na linha de resultados a gente vai tirar o primeiro grande pacote de entregas da sua EAP. A partir deste pacote de trabalhos você vai se perguntar: “O que eu preciso fazer e entregar para que este pacote seja realizado?”, e assim detalha tudo o que precisa ser feito para que esta entrega aconteça.

Para cada um das entregas menores, você repete o mesmo processo e segue detalhando, até que chegue em um nível de atividades que sejam gerenciáveis por você enquanto gestor. A dica aqui é não copiar exatamente o que está escrito lá no Marco Lógico ou na Árvore de Objetivos, mas pensar quais são as entregas e essas outras atividades e usá-las como guia para quebrar os níveis que vão para baixo na EAP.

A EAP vai te dar uma noção sobre o trabalho direto e indireto do seu projeto. Quais são as atividades que contribuem diretamente para o alcance dos objetivos do projeto e também quais são as que não contribuem diretamente, mas que precisam ser realizadas para que o projeto aconteça. Ela também começa a te dar o começo da estrutura do cronograma (tempo de cada pacote de trabalho, restrições e relações de dependência).

Ela é também o começo da estrutura do orçamento, já que ela vai ajudar a estimar o custo de cada pacote de trabalho e as restrições para cada contratação.

Vamos fazer uma EAP juntos?

Vamos construir a EAP do projeto de saneamento do rio Delta, que é o caso-exemplo que você encontra no Guia de Boas Práticas de Gestão de Projetos – Project DPro. Este caso é um projeto que tem como um de seus objetivos melhorar o acesso às instalações de saneamento básico de uma localidade próxima ao rio Delta. Vamos construir a EAD com dois grandes pacotes de trabalho:

• Sistema de gerenciamento de resíduos fecais
• Sistema de gerenciamento de resíduos domésticos

A gente vai escolher um dos dois pacotes de trabalho pra prosseguir com nosso exemplo: o sistema de gerenciamento de resíduos fecais. O que precisamos entregar para garantir que o sistema de gerenciamento de resíduos fecais seja entregue? É aqui, então, que detalhamos um segundo nível. Para esta entregue precisaremos fazer:

• Uma campanha de sensibilização pública
• Um sistema de monitoramento de nível fecal
• Construção das latrinas

Para descermos mais um nível nessa EAP, precisamos detalhar o que deve ser entregue para garantir a construção das latrinas. Então, na terceira linha da nossa EAP vamos detalhar exatamente a construção dessas latrinas. Para isso teremos:

• Preparativos pré-construção
• Preparativos dos proprietários
• E aquisição de insumos

Detalhando ainda mais nossa EAP, podemos inserir o que vamos precisar para os preparativos da construção em uma quarta linha, que seria:

• Plano de aprovação pelo ministério
• Aprovação das especificações da engenharia
• Estudo dos lençóis freaticos

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E assim a gente pode seguir até que todas as entregas sejam detalhadas em atividades de forma que o gerente de projetos consiga gerenciar e executá-las com sua equipe.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você e que a EAP tenha ajudado a organizar o que um projeto entrega. No próximo vídeo falaremos da construção de um cronograma a partir da EAP. Fiquem ligados!