Neste post, convidamos você a conferir o conteúdo do segundo episódio da Websérie sobre Gestão de Projetos promovida pelo Instituto de Socioeconomia Solidária (ISES) em parceria com a Rede Tekoha. Aqui, falaremos sobre o Ciclo de Vida dos Projetos.

De forma clara e objetiva, o Ises mapeou todas as fases que integram o nascimento e desenvolvimento de um projeto, organizando um ciclo de vida dentro da área de operações, composto por cinco fases. Confira as etapas e o que compõe cada uma delas nos tópicos a seguir!

Processo de iniciação: primeira etapa do ciclo de vida de projetos

A primeira fase do Ciclo de Vida dos projetos se inicia a partir do momento em que o departamento comercial assina um novo contrato e envia um e-mail passando o bastão para a área de operações. Depois da autorização para o início do projeto, o gerente de programas delimita o escopo do trabalho a partir das informações da contratação disponibilizadas pelo departamento comercial. 

O artefato usado para isso é a TAP – Termo de Abertura de Projeto, que concede ao líder a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto e concentra informações como dados do projeto, início e fim do contrato, início e fim do plano de trabalho, justificativa, fases, escopo do trabalho, estrutura analítica do projeto (EAP), produtos, resultados e requisitos, premissas, riscos, orçamento e a equipe do projeto. 

2. Processos de planejamento

Nesta fase do ciclo de vida de projetos, diversas ferramentas são utilizadas para que o detalhamento das atividades ocorra de forma mais aprofundada. Uma das ferramentas presentes dentro deste processo é a EAP – Estrutura Analítica de Projetos, que ajuda a listar as principais entregas de um projeto e a traçar a base para um cronograma com datas para as atividades serem realizadas, assim como os responsáveis por cada uma delas. 

Entre os passos que fazem parte dessa etapa estão: detalhar o que será feito; como será feito; quanto vai custar cada atividade, quais os recursos necessários, quanto tempo vai levar; qual a estratégia de saída do território; planejamento de respostas aos riscos; e como envolver as partes interessadas. 

As ferramentas que auxiliam no processo de controle de cada um desses passos são a RACI, o plano de comunicação e a matriz de partes interessadas.  Dentro da etapa de planejamento é importante lembrar que ele deve ser feito em ondas sucessivas, ou seja, conforme ocorre o avanço nas etapas do projeto, é preciso que seja feita a identificação das necessidades de ajustes de rota e de aprimoramento do planejamento.

3. Execução

É nesta fase do ciclo de vida de projetos que passamos a colocar em prática os objetivos traçados durante a fase de planejamento. A fase de execução inclui o gerenciamento de problemas, gerenciamento de recursos (humanos e financeiros), gerenciamento do tempo e de artefatos. Iremos falar dessa fase com mais detalhes nos próximos posts.

4. Processos de Controle e Monitoramento

Esta fase está representada durante todo o Ciclo de Vida do projeto. É nela que acontece o monitoramento do projeto, a avaliação e o controle do projeto, com o propósito de verificar se os resultados esperados estão sendo entregues.  Dentro desse contexto, é importante garantir que o triângulo de gestão, que inclui o tempo, custo e escopo do projeto, siga equilibrado.

5. Encerramento do Ciclo de Vida de Projetos

Na última fase do ciclo de projetos, devemos encerrar o projeto concluindo nossas atividades e investimentos na comunidade onde atuamos. É importante lembrar que o líder do projeto deve sempre pensar que os projetos sociais não podem simplesmente ser encerrados sem que se planeje a perenidade e a sustentabilidade do impacto gerado. Por isso, as ações relacionadas ao encerramento ocorre durante todo o processo para que o conhecimento possa ser transferido para a comunidade, garantindo a continuidade do impacto. 

Entender o Ciclo de Vida dos projetos nos ajuda a entender como os projetos acontecem e a dedicar nosso tempo e atenção de forma equilibrada em todas as fases. Fiquem ligados nos próximos posts, até lá!