Consolidando um PMO para Projetos de Impacto
Em 2019, passamos um ano de parceria junto ao ISES – que seguimos entrando em 2020 juntos.
Atuando com no campo social – e com gerenciamento de projetos que visam impacto – desde 2004, o ISES (Instituto de Socioeconomia Solidária) é uma organização que nasceu como uma núcleo de apoio a estudantes universitários para a execução de atividades de incubação e aceleração de negócios inclusivos. A Tekoha e o ISES se conheceram em meados de 2009, quando nós trabalhávamos na nossa primeira missão: auxiliar na abertura de canais de vendas para comunidades produtoras de artesanatos.
De lá pra cá as duas organizações mudaram bastante e e hoje, o ISES tem trabalhado intensamente com o gerenciamento de projetos que visam impacto social e ambiental apoiados por organizações como Institutos e Fundações de grandes empresas.
Desde 2017, o ISES vem passando por uma grande reestruturação interna e dando um passo importante para poder crescer ainda mais. Constituíram um PMO (sigla em inglês que significa Escritório de Gestão de Projeto) e este tem sido um dos desafios que a instituição se propôs a encarar para garantir que novos e maiores projetos possam ser assumidos pelas suas equipes.
O PMO no ISES vem para:
- ajudar refletir sobre os processos já existentes na prática de gestão de dos seus projetos;
- alinhar os processos das demais áreas às demandas durante a execução dos projetos;
- garantir que o time comercial proponha projetos condizentes com as práticas institucionais já validadas;
- possibilitar a construção de relatórios, facilitando e agilizando a prestação de contas para os financiadores e clientes, aumentando a transparência nas relações.
Neste PMO, o ISES hoje conta com uma equipe integralmente dedicada para construir ferramentas, padronizar o uso e encontrar em conjunto com as demais equipes as tolerância de adaptação delas às realidades de cada projeto. Este tipo de ação busca garantir o alinhamento entre todas as áreas da instituição.
Quase um ano depois do início do trabalho do PMO, percebeu-se a necessidade de envolver todo o restante da equipe, inclusive quem fica em campo, neste processo de alinhamento global da organização.
A equipe de campo é formada essencialmente por psicólogos, assistentes sociais, alguns economistas, agrônomos e administradores – e eventualmente, outras profissionais com formações não relacionadas à gestão. Ainda que todos muito experientes com a seara dos projetos de impacto, nem todos são familiarizados com os conceitos utilizados formalmente na Gestão de Projetos.
Foi nesta necessidade de alinhamento de conceitos e transformações internas, que os profissionais do PMO do ISES bebendo nas fontes-referências sobre gestão de projetos concluíram que o PMD Pro seria uma boa ferramenta para ser apresentada. O PMD Pro tem como um dos seus objetivos, desde seu nascimento, o alinhamento global básico de alguns conceitos sobre gestão de projetos no campo do desenvolvimento social e ambiental.
Para o contexto do ISES, o PMD Pro cai como uma luva!
A Tekoha foi convidada a construir e adaptar à realidade do ISES uma formação para toda a sua equipe.
O ISES buscou a Tekoha porque juntos desenhamos um programa de formação em gestão de projetos focado na melhoria e na potencialização da gestão de projetos de toda a sua equipe de campo e do seu escritório.
O ISES acredita que todos os seus colaboradores devem trabalhar em uma metodologia única e alinhada para que o impacto dos seus projetos seja mais efetivo. O PMD Pro, por sua vez, não é uma ferramenta estática que deve ser aprendida pelos profissionais e usada exatamente como é apresentada. A formação de toda a equipe do ISES, na verdade, vai auxiliar o PMO e demais profissionais a construírem, alinharem e se apropriarem da própria metodologia de gestão de projetos.
O que entregamos:
Como construímos:
O ISES tem um escritório próprio de gestão de projetos. Ele já traz um aprendizado e muitas tentativas e erros vividos sobre gestão de projetos. Ouvimos muito sobre como é a metodologia de gestão de projetos já desenvolvida pelo ISES durante os seus 12 anos de atuação e com base nisso nós construímos um curso alinhado com as atuais práticas da organização e apoiado pelo arcabouço teórico e prático do PMD Pro.
Construímos juntos um workshop presencial de 40 horas no qual os participantes treinaram em projetos reais do ISES e em outros exemplos e casos o uso do que estava aprendendo.
Também fizemos um workshop mais curto (de 8 horas) que serviu para para apresentar aos colaboradores de back office a metodologia. O intuito de apresentar ferramentas de gestão de projetos inclusive para as áreas operacionais foi pra incentivar a construção coletiva de boas práticas na gestão financeira, na gestão de RH e também no comercial, de modo que elas estejam alinhadas com as demandas e com as necessidades do dia a dia da execução dos projetos em campo.
Por fim, além destes dois workshops práticos construímos uma série de vídeos que apresentam os principais conceitos de gestão de projetos esses vídeos estão disponíveis no YouTube do ISES.
