Neste post, convidamos você a conferir o conteúdo do terceiro episódio da Websérie sobre Gestão de Projetos promovida pelo Instituto de Socioeconomia Solidária (Ises) em parceria com a Rede Tekoha. No texto de hoje, iremos falar sobre um tema que pode assustar um pouco, mas que é super importante para o desenvolvimento e resultado dos projetos: gerenciamento de riscos e problemas. Como antecipar, o que fazer e como lidar com eles?
Antes de mais nada, precisamos falar sobre a diferença entre eles. O risco é aquilo com probabilidade maior do que zero e menor do que cem de acontecer. Já o problema é algo que não foi previsto e não foi mapeado como risco, mas acabou acontecendo. Ele também pode ser um risco que foi mapeado e acabou acontecendo.
Um ponto a ser ressaltado é que um único problema pode gerar vários riscos. Vamos ao exemplo sobre gerenciamento de riscos:
Em 2015, quando a lei dos alérgicos foi sancionada, todos os rótulos de produtos alimentícios produzidos para os negócios do ISES tiveram que ser refeitos, devido a obrigatoriedade da informação de alérgicos nos rótulos. Um dos riscos que isso gerou foi o de atrasar a comercialização dos produtos.
Gerenciamento de riscos
O gerenciamento de riscos tem quatro passos:
Passo 1: Gerenciamento de Riscos: Identificação
Os riscos podem ser jurídico e regulamentar, político, ambiental, cultural, de estratégia ou comercial, de gerenciamento, humano e de cliente ou fornecedor. O mapeamento dos riscos devem ser feitos desde a primeira fase do projeto, na iniciação, e pode aparecer em toda a fase de planejamento e também de execução.
Passo 2: Gerenciamento de Riscos: Avaliação
No ISES, o método de avaliação que utilizamos é a Matriz de Riscos. Nela, avaliamos a probabilidade do risco acontecer e o impacto que ele teria se viesse a acontecer. Em seguida, classificamos o impacto dos riscos nas categorias baixo, médio e alto.
Passo 3: Gerenciamento de Riscos: Planejamento de Respostas
Dentro desta etapa, as possíveis respostas aos riscos são quatro:
1 Evitar
alterar a ação ou deixar de realizá-la para que o risco não aconteça
2 Mitigar
manter a ação e fazer algo para reduzir a probabilidade do risco ou do impacto do risco. Neste tipo de resposta, podemos agir na causa do risco ou na consequência.
3 Transferir
compartilhar a responsabilidade do risco com outros atores
4 Aceitar
não fazer nada e aceitar caso o risco aconteça. Aqui é importante ressaltar que aceitar é diferente de ignorar o risco. Quando aceitamos, fazemos isso conscientemente e já tendo uma solução para os problemas que possam ser gerados.
Passo 4: Gerenciamento de Riscos: Controlar e Monitorar
Nesta etapa, vamos acompanhando o projeto e enquanto fazemos isso, vamos monitorando a probabilidade do risco acontecer e executando as ações de respostas aos riscos, de acordo com o planejado.
No ISES, é utilizada uma Planilha de Riscos, onde cada linha é preenchida com o risco mapeado no projeto. As colunas, por sua vez, apresentam os seguintes campos: severidade do risco, descrição, probabilidade de acontecer, impacto no projeto, consequências do risco ser efetivado, qual resposta dar ao risco, ações de contra medida planejadas, responsáveis pela ação, prazo de resolução.
Gerenciamento de problemas
Os problemas são eventos adversos que não foram mapeados, e portanto não tiveram respostas planejadas como os riscos. É desta forma que eles se diferem dos riscos: os problemas efetivamente aconteceram e é preciso lidar com eles.
Entre as ações que devem ser tomadas diante dos problemas estão:
- Identificar o problema
- Entender o problema e decidir como resolvê-lo
- Comunicar para quem precisa resolver o problema, além de deixar claro como e quando deve ser resolvido
- Controlar o problema, garantindo que as medidas para resolvê-lo sejam executadas
No Project DPro existe uma ferramenta que se chama Registro de Problemas. Ela é uma tabela compartilhada com a equipe na qual todos os eventos adversos que ocorreram são registrados. Ela pode ser usada como uma grande base de mapeamento de riscos para projetos futuros.
Gerenciar os riscos e os problemas dos projetos não é complicado, mas é algo que muitas vezes esquecemos de fazer e que geram muito impacto. Nos próximos vídeos falaremos sobre levantamento de partes interessadas, planejamento de comunicação, papéis e responsabilidade na gestão de programas e projetos, disciplina de gerenciamento de projetos, árvore de problemas, árvore de soluções e muito mais.
Fiquem ligados!
